O que é o Odoo?
O Odoo é um pacote de software que permite às empresas gerir todos os seus processos de negócio — vendas, facturação, inventário, recursos humanos, projectos e muito mais — num único sistema, em vez de utilizarem vários programas que não comunicam entre si.
O Odoo é um ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, um sistema de gestão empresarial, desenvolvido de forma modular. Isto significa que cada empresa pode escolher as aplicações de que necessita e acrescentar novas funcionalidades à medida que o negócio cresce.
Actualmente, o Odoo é utilizado por mais de 28 milhões de utilizadores em todo o mundo, desde pequenas empresas a grandes grupos internacionais, e é desenvolvido pela empresa belga Odoo S.A.
Se chegou até aqui porque alguém lhe recomendou conhecer o Odoo, ou porque procura uma solução para organizar melhor o seu negócio, encontrará abaixo uma explicação completa sobre o que é o Odoo, o que pode fazer, quanto custa e como saber se é a solução adequada para a sua empresa.
Por que razão as empresas estão a mudar para o Odoo?
As empresas estão a mudar para o Odoo porque as suas ferramentas separadas — o Excel para orçamentos, um software de contabilidade distinto para a faturação, um caderno ou ficheiro do Excel para o inventário, um calendário para o planeamento — não comunicam entre si.
Um orçamento aprovado tem de ser, então, digitado manualmente no sistema de faturação. Uma venda concluída não é automaticamente devolvida ao inventário. Ninguém na equipa tem uma visão clara do que está a acontecer à primeira vista, porque a informação está espalhada por dez locais diferentes.
O Odoo reúne todas essas funções numa única plataforma, com os mesmos clientes, produtos e valores disponíveis em todo o lado. No Odoo, um orçamento transforma-se numa fatura com um clique, uma venda deduz automaticamente o inventário e a contabilidade, o CRM e a gestão de armazém consultam os mesmos dados. Esta ligação entre processos empresariais denomina-se integração e é a principal razão pela qual as empresas mudam de ferramentas separadas para um sistema como o Odoo.
De que módulos é composto o Odoo?
O Odoo é composto por «aplicações» ou módulos independentes — CRM, vendas, contabilidade, inventário, produção, RH, projetos, um site, um sistema de ponto de venda e muito mais — que uma empresa pode ativar individualmente e pelos quais paga apenas pelo que efetivamente utiliza. Os principais módulos são:
Vendas e Gestão de Clientes.
O módulo CRM do Odoo acompanha os leads e as oportunidades de vendas. O módulo de vendas cria orçamentos, ordens de venda e contratos. O módulo de site e comércio eletrónico cria uma loja online ou um site da empresa que está diretamente ligado ao inventário e à contabilidade.
Finanças.
O módulo de contabilidade do Odoo processa faturas, pagamentos, ligações bancárias e declarações de IVA.
Operações.
O módulo de inventário do Odoo gere o stock, a leitura de códigos de barras e vários armazéns. O módulo de produção (MRP) gere listas de materiais, planeamento da produção e controlo de qualidade. O módulo de compras gere ordens de compra e fornecedores. O módulo de manutenção agenda intervenções e reparações no local.
Funcionários e Projectos.
O módulo de RH do Odoo gere os registos dos colaboradores, as férias, o recrutamento e as avaliações. O módulo de projetos acompanha as tarefas, as folhas de ponto e os orçamentos. O módulo de ponto de venda processa as vendas em lojas ou no setor da hotelaria e restauração.
O ecossistema completo do Odoo inclui mais de quarenta mil aplicações e módulos, desenvolvidos pela própria Odoo ou pela comunidade e pelos parceiros, tornando o Odoo quase sempre adequado para um setor específico, como serviços B2B, gestão de instalações, restauração, retalho, ou para um empresário individual com alguns funcionários.
O que é que o Odoo pode fazer, concretamente, por uma empresa?
O Odoo oferece quatro vantagens que têm o mesmo peso para a maioria das empresas — grandes ou pequenas, em qualquer setor:
Menos trabalho duplicado.
No Odoo, uma empresa introduz um cliente, um produto ou um preço uma única vez, e esses dados ficam então disponíveis em todo o sistema, sem necessidade de copiar e colar entre ficheiros do Excel e ferramentas separadas.
Visão geral em tempo real.
O Odoo mostra a um gestor, num único painel de controlo, quanto foi vendido, qual é o estado do inventário, quais as faturas ainda pendentes e como está o desempenho da equipa, sem ter de esperar por um relatório do contabilista.
Crescer em conjunto sem ter de reconstruir tudo.
Uma pequena PME pode começar a utilizar o Odoo apenas com a faturação e o CRM e, mais tarde, adicionar a gestão de inventário, a produção ou os recursos humanos sem mudar de sistema. Essa é a grande diferença em relação aos sistemas ERP tradicionais, em que uma empresa tem frequentemente de adquirir, desde o primeiro dia, um pacote abrangente, dispendioso e pesado.
Poupança de custos.
Como todas as funções do Odoo se encontram num único sistema, elimina-se o custo de cinco ou seis ferramentas separadas, cada uma com a sua própria subscrição, curva de aprendizagem e atualizações.
O Odoo é utilizado de forma diferente consoante o tipo de empresa. Uma pequena PME ou um trabalhador independente costuma, inicialmente, utilizar o Odoo para a faturação e o acompanhamento e, a partir daí, cresce organicamente, uma vez que a barreira à entrada — o pagamento por módulo — é baixa, existindo até uma aplicação gratuita para começar. Uma empresa na área dos serviços B2B ou de gestão de instalações utiliza o Odoo para interligar orçamentos, contratos, planeamento de intervenções e faturação, para que nada fique por tratar. Uma empresa do setor da restauração ou do retalho combina um sistema de caixa registadora (Ponto de Venda), gestão de inventário com datas de validade e contabilidade no Odoo.
Perguntas frequentes sobre o Odoo
O Odoo é o mesmo que um pacote de contabilidade?
A contabilidade é um dos módulos do Odoo, mas o Odoo, enquanto plataforma, abrange muito mais: CRM, vendas, inventário, produção, RH, projetos e um site, todos ligados a essa mesma contabilidade.
O Odoo é de código aberto?
A edição Community do Odoo é de código aberto e gratuita. As funcionalidades Enterprise do Odoo (aplicações adicionais, suporte, alojamento, Odoo Studio) são pagas, mas assentam nessa mesma base de código aberto.
Uma empresa pode instalar o Odoo por conta própria ou é necessária ajuda para isso?
Tecnicamente, uma empresa pode instalar e configurar o Odoo por conta própria, mas a qualidade da implementação — a forma como os módulos do Odoo são configurados de acordo com o modo de funcionamento da empresa — determina em grande parte o sucesso do projeto. Por isso, a maioria das empresas recorre a um parceiro Odoo reconhecido para a sua implementação do Odoo.
O que é um «Parceiro Odoo Gold»?
Um Parceiro Odoo Gold é um parceiro de implementação que demonstrou capacidade para concretizar com sucesso projetos Odoo mais complexos e de maior dimensão, com base na experiência, no número de implementações bem-sucedidas e na especialização no âmbito do programa de parceiros Odoo (com níveis como Silver e Gold).
Quanto tempo demora uma implementação do Odoo?
A duração de uma implementação do Odoo depende fortemente da complexidade do projeto: um início simples com um ou dois módulos do Odoo pode entrar em funcionamento em poucas semanas, enquanto um projeto ERP completo, envolvendo vários departamentos e a migração de dados, pode demorar vários meses.
Como é que uma empresa começa a utilizar o Odoo?
A maioria dos empresários que pesquisa «O que é o Odoo» enfrenta um problema concreto: demasiadas ferramentas separadas, falta de visão global ou um sistema que já não acompanha o crescimento da empresa. O próximo passo recomendado não é, normalmente, «descarregar e experimentar o Odoo por conta própria», mas sim conversar com um parceiro de implementação do Odoo que acompanha projetos do Odoo diariamente e que pode indicar quais os módulos do Odoo mais adequados para essa situação específica, qual o caminho e o orçamento realistas e quais os obstáculos a evitar.